Garantizar el crecimiento continuo de su empresa y mantener contentos a sus clientes significa hacer todo lo posible para proteger y optimizar sus líneas de producción.
Si el flujo de mercancías se detiene, los clientes se sentirán frustrados, lo que puede dañar su reputación y, en última instancia, provocar importantes pérdidas de ingresos. Para evitar estos problemas entra en juego la administración de la producción, un proceso que es arte y ciencia a partes iguales.
Se trata de garantizar que sus actividades estén bien facilitadas y que sus recursos de personal, presupuesto y materiales se utilicen de forma óptima para producir bienes acabados, permitiéndole aprovechar las nuevas oportunidades de crecimiento.
Sin embargo, como es de esperar, los flujos de trabajo de administración de la producción que son irregulares o directamente ineficientes hacen que todos los aspectos de sus operaciones se resientan.
Teniendo en cuenta este riesgo, a continuación le ofrecemos un resumen de todo lo que necesita saber sobre la administración de la producción y cómo conseguirlo
¿Qué son las cuentas por pagar?
Administrar las finanzas de una empresa puede parecer a menudo como resolver un complejo rompecabezas. Entre las muchas piezas de este rompecabezas se encuentran las cuentas por pagar («AP», por sus siglas en inglés).
Pero, ¿qué son las cuentas por pagar y cómo se comparan con otros términos financieros como las cuentas por cobrar (AR)?
En esta guía se definen las cuentas por pagar y se ofrece información básica que debe conocer sobre las cuentas por pagar en relación con su empresa.
Definición de cuentas por pagar
Las cuentas por pagar son el dinero que una empresa debe a sus socios comerciales y acreedores. Las cuentas por pagar sólo incluyen las deudas u obligaciones que aún no ha liquidado o pagado.
Imagina las cuentas por pagar como una cuenta que llevas en tu cafetería favorita. Cada vez que pide un café, la cafetería lo añade a su cuenta, que usted se compromete a pagar más tarde.
Estar al día con las cuentas por pagar es un aspecto fundamental de la administración de las finanzas de su empresa, ya que implica obligaciones que deben pagarse para evitar la acumulación de deudas.
Las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar se mencionan a menudo al mismo tiempo, ya que son opuestas, pero hablaremos de ello más adelante.
Cuentas por pagar vs. deudas comerciales
Las cuentas por pagar y las deudas comerciales pueden parecer similares, pero hay una sutil diferencia. Las deudas comerciales se refieren específicamente al dinero que se debe a los proveedores por bienes relacionados con el inventario. Las deudas comerciales son una forma de cuentas por pagar; no todas las cuentas por pagar son cuentas por pagar comerciales.
Cuentas por pagar es un término más amplio que engloba todas las obligaciones a corto plazo con los proveedores, incluidas las deudas comerciales y otros bienes o servicios que pueden no estar directamente relacionados con el inventario.
Por lo general, tendrá que hacer un seguimiento de ambas para saber qué porcentaje de sus obligaciones está directamente relacionado con el inventario y qué porcentaje conlleva otros costes.
Cuentas por pagar vs. cuentas por cobrar
Sigamos con nuestra analogía de la cafetería. Si las cuentas por pagar son su cuenta en la cafetería, las cuentas por cobrar son el libro de cuentas de la cafetería con las cuentas de sus clientes.
En términos empresariales, las cuentas por pagar son el dinero que su empresa debe a otros, y las cuentas por cobrar son el dinero que otros deben a su empresa. Es crucial que equilibre estos dos tipos de cuentas para mantener un flujo de caja saludable.
Si sus cuentas por pagar superan con creces a sus cuentas por cobrar, es probable que en breve tenga un problema de flujo de caja. Por el contrario, si tiene muchas entradas de efectivo y muy pocas obligaciones de cuentas por pagar, probablemente disponga de dinero que podría utilizar para hacer crecer su negocio.
Naturalmente, no querrá asumir demasiadas obligaciones. Sin embargo, tampoco quiere infrautilizar sus recursos. Todo es cuestión de equilibrio.
Ejemplos de cuentas por pagar
Veamos un par de ejemplos de cuentas por pagar. He aquí un escenario en el que usted asume una obligación de cuentas por pagar comerciales y otro que muestra una deuda general de cuentas por pagar.
Supongamos que regenta un restaurante y compra vasos, servilletas y bandejas desechables para llevar a uno de sus proveedores. Éste le envía una factura por la compra de $2,000 dólares. Usted la registraría como una cuenta por pagar. Esta obligación también constituye una obligación de acreedores comerciales, ya que forma parte de su inventario principal.
Supongamos ahora que contrata a una empresa de consultoría para que le ayude a dar a conocer mejor su marca en su comunidad. Acuerda pagarles más adelante.
Le facturan $5,000 por los servicios prestados, que vencen al final de la campaña. Esta obligación también pasa a formar parte de sus cuentas por pagar, pero no es un débito comercial.
¿Las cuentas por pagar son gastos?
Aunque la respuesta a esta pregunta pueda parecer obvia, no lo es. Las cuentas por pagar no son gastos; son pasivos. Cuando compras bienes o servicios a crédito, documentas el gasto en tu balance. Los gastos se registran en la cuenta de resultados.
¿Qué importancia tiene esto? Sigamos con el ejemplo anterior y supongamos que en diciembre compró a crédito $2,000 dólares en suministros para el restaurante. Sin embargo, no tiene que pagar la deuda hasta enero, ya que su proveedor ofrece condiciones de pago neto a 30 días.
Por lo tanto, la partida de cuentas por pagar de diciembre no afectará a su cuenta de resultados de ese mes. En cambio, sus cuentas por pagar reducirán sus ingresos netos en enero, cuando pague lo que debe.
Por otro lado, si tuviera que liquidar la obligación de cuentas por pagar en el mismo mes, afectaría a su cuenta de resultados. Aún así, documentaría las cuentas por pagar en su balance en el momento de la compra y luego anotaría el gasto en la cuenta de resultados cuando remitiera el pago.
Obtenga asesoramiento sobre cuentas por pagar
La administración de las cuentas por pagar puede ser un dolor de cabeza, especialmente a medida que su empresa crece. Llevar al día las cuentas por pagar, las cuentas por cobrar y otros aspectos de la administración financiera es aún más tedioso.
Sin embargo, es fundamental que gestione bien las cuentas por pagar para poder mantener buenas relaciones con sus proveedores y evitar sobrecargar su presupuesto.
Si no está seguro de cómo gestionar sus cuentas por pagar correctamente, es una buena idea pedir consejo a profesionales financieros y proveedores de soluciones empresariales.
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